Kasa fiskalna online stała się powszechnie stosowaną technologią w branży handlowej. Kasy te są często spotykane w kafejce internetowej lub sklepach internetowych. Są one również określane jako lady internetowe lub kasy cyfrowe. W tym artykule dowiesz się, jaka jest różnica między tradycyjną kasą fiskalną a kasą internetową. Dowiesz się również, dlaczego nie powinieneś używać słowa „gotówka” do opisania swojego biznesu, dopóki nie będziesz miał rzeczywistej kasy fiskalnej.

Jaka jest różnica między tradycyjną kasą fiskalną a kasą online?

Tradycyjne kasy fiskalne to staromodne, ręczne urządzenia, które są trudne do utrzymania, zwłaszcza gdy do śledzenia są tysiące pasów kasowych. Często są one montowane na stojakach ściennych lub wolnostojących. Zazwyczaj mają szklany front, który można zamknąć, aby uchronić się przed wydatkami związanymi z rozbiciem szyby. Typową cechą tradycyjnej kasy fiskalnej jest stos małych, drukowanych kart sprzedaży, które rejestrują zakupy klienta. Klisze te nazywane są ścieżkami audytu. Z kolei kasa online to system oparty na komputerze. Kasy te wykorzystują oprogramowanie do efektywnego śledzenia sprzedaży, płatności klientów, zapasów towarów i innych. Dane komputerowe mogą być porównywane z arkuszem kalkulacyjnym, aby pomóc w analizie wyników firmy. Dane te są przechowywane w wielu różnych typach aplikacji, w tym Microsoft Excel i Google Sheets. W niektórych przypadkach, będziesz również korzystać z kasy online, aby śledzić swoje zapasy. Możesz użyć tej funkcji, aby mieć oko na liczbę przedmiotów w magazynie i koszt tych przedmiotów.

Dlaczego warto korzystać z kasy online?

Nowsze kasy cyfrowe, takie jak QSR (Quick Service Restaurant) i kasy do kawiarenek internetowych, wykorzystują funkcję kasy online. Funkcja ta pozwala na akceptację płatności online za pomocą karty kredytowej, karty debetowej lub PayPal. Klienci mogą po prostu wprowadzić informacje, aby zapłacić za swoje zakupy w kasie. Korzystając z kasy online, nikt nie będzie musiał czekać w kolejce do kasy, podczas gdy Ty zajmiesz się szczegółami płatności. Ta wygoda jest szczególnie pomocna dla mniejszych firm z niewielką liczbą pracowników.

Kasa tradycyjna a kasa online

Największą różnicą między tradycyjną kasą fiskalną a kasą online jest sposób przechowywania danych. W przypadku kasy online dane można przechowywać w wielu różnych typach programów, w tym w arkuszu kalkulacyjnym. Ale ponieważ dane znajdują się teraz w sieci, oznacza to, że muszą pokonać ogromne odległości przez wiele różnych komputerów, zanim zostaną ostatecznie przeanalizowane i wykorzystane przez kasę. Jeśli dojdzie do awarii komputera lub gwałtownego wzrostu ruchu, Twoja tradycyjna kasa może nie nadążyć za nowo powstałym trendem. Kasa online, aby była w pełni funkcjonalna, musi być podłączona do Internetu. Takie połączenie pozwala na przechowywanie danych i przeprowadzanie analiz na komputerowej kasie fiskalnej. Niektóre kasy posiadają również możliwość komunikacji z innymi urządzeniami poprzez system domofonowy. Dzięki temu można informować klientów o tym, że ich zamówienie jest gotowe oraz odbierać komunikaty od skanerów kodów kreskowych lub kasjera.

Co zrobić, gdy kasa ulegnie awarii?

Niestety, problemy się zdarzają. Niektóre z nich są bardzo trudne do wykrycia bez zobaczenia kasy w działaniu. Przykładowo, uszkodzona kasa może nie wyświetlać prawidłowych wartości. Możesz nie zdawać sobie sprawy, że cena butelki wody jest inna w kasie internetowej niż w fizycznej. Możesz mieć również problem z kasą fiskalną, jeśli komputer nie akceptuje wprowadzanych przez Ciebie danych. Jeśli podejrzewasz, że Twoja kasa fiskalna nie działa prawidłowo, powinieneś najpierw sprawdzić, czy problem leży po stronie kasy, czy po stronie procesu wprowadzania danych. Jeśli problem dotyczy wprowadzania danych, powinieneś być w stanie go poprawić bez konieczności oddawania kasy do serwisu.

Śledzenie zapasów stało się ważniejsze wraz z popularnością zakupów internetowych. Ważne jest, aby pamiętać, że dwa rodzaje śledzenia zapasów są bardzo różne. Tradycyjne śledzenie zapasów jest oparte na koncepcji fizycznego inwentarza. Ten rodzaj śledzenia wymaga, aby utrzymać bieżący wykaz wszystkich towarów. Następnie można użyć tego spisu do kontroli kosztów sprzedanych towarów. Inny rodzaj śledzenia zapasów jest oparty na modelu aplikacji oprogramowania. Ten rodzaj oprogramowania pozwala na śledzenie zamówień klientów, zapasów towarów i oczekiwanych wydatków klientów. Narzędzia te działają na zasadzie reakcji emocjonalnej. Klienci, którzy czują się podekscytowani, gdy widzą pewien przedmiot, z większym prawdopodobieństwem zakupią ten przedmiot niż ci, którzy są mniej skłonni czuć to samo. Nie ma idealnego rozwiązania do śledzenia zapasów. Jedynym prawdziwym rozwiązaniem jest wybór odpowiedniego systemu śledzenia zapasów dla Twojej firmy.